Caso de estudio
Un flujo de reservas estacionales para coordinar visitas guiadas, talleres y montajes en el distrito cultural durante los meses de mayor afluencia.
El distrito recibía solicitudes de reserva por correo, teléfono y mensajes directos. Cada responsable llevaba su propia lista y las fechas se duplicaban con frecuencia. En temporada alta, los grupos llegaban sin confirmación y los talleres se cancelaban a última hora por falta de espacio.
En lugar de comprar una plataforma externa, se diseñó un flujo interno con tres estados: solicitud recibida, confirmación pendiente y reserva cerrada. Cada estado dispara una notificación automática al equipo de mediación y al solicitante. El criterio principal fue la capacidad real de cada espacio, no la fecha ideal.
Se definieron ventanas de reserva de 90 días, con un tope de dos grupos por jornada. Los talleres requieren confirmación manual del coordinador; las visitas autoguiadas se confirman de forma automática. Todo el proceso se documentó en una guía interna de una página, con capturas de cada paso y ejemplos de respuestas tipo.
El primer trimestre con el flujo activo redujo las reservas duplicadas a cero y el tiempo de respuesta pasó de 48 horas a menos de 12. El equipo de mediación recuperó horas de coordinación y los visitantes llegaron con una confirmación clara de horario y punto de encuentro.
La documentación completa del flujo, incluyendo plantillas de correo y criterios de capacidad, está disponible para el equipo del distrito.
Autor del caso
Diseñadora urbana y coordinadora del archivo
Diez años trabajando en intervenciones de espacio público en Guadalajara. He coordinado equipos de muralismo, señalética peatonal y mobiliario urbano, siempre con procesos participativos y documentación abierta.
Archivo y dossier
Documentación completa de cada proyecto disponible para consulta y descarga.
Ver otros casos →Projecto 02
Un flujo de reservas estacionales pensado para coordinar fechas, permisos y equipos en intervenciones urbanas de corta duración.
Este caso documenta cómo organizamos la agenda de trabajo durante los meses de mayor actividad en el distrito cultural. El reto no era solo reservar fechas, sino alinear los permisos municipales, la disponibilidad de los artistas y el tiempo de secado de los materiales en cada temporada.
El flujo se construyó alrededor de tres decisiones prácticas: una ventana de reserva fija de seis semanas, una lista de espera para espacios que se liberan por cancelaciones y un protocolo de revisión de clima antes de confirmar cada jornada de montaje. Con eso redujimos los choques de agenda y los retrasos por lluvia.
Lo más útil del proceso fue el registro posterior: cada reserva dejaba una nota breve sobre qué funcionó y qué no. Esa información alimenta las decisiones de la siguiente temporada y evita repetir errores de coordinación.
Ventana
6 semanas
para reservar y ajustar fechas
Protocolo
Clima
revisión antes de cada montaje
Registro
Post-reserva
notas para la próxima temporada